vacatures: Documentation Specialist

Als verantwoordelijke voor de expeditieafdeling speel je een cruciale rol in het helpen bereiken van de doelstellingen van onze onderneming door ondersteuning te bieden en de documentatie effectief te beheren. Je dagelijkse taken omvatten diverse verantwoordelijkheden:
Als Documentation Specialist neem je contact op met rederijen om informatie te verkrijgen over de afvaarten van schepen, in nauw overleg met de expeditieafdeling, en zorg je ervoor dat deze informatie nauwkeurig wordt geregistreerd in het interne systeem. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opstellen van feri-documenten en landing waivers voor verschillende klanten.

Daarnaast sta je in voor invoeren van b/l instructies en het zorgvuldig opvolgen van originele ocean bills of lading. Je zorgt ervoor dat lokale kosten aan rederijen en leveranciers/agenten tijdig worden betaald en bent in staat om zelfstandig problemen op te lossen, waarbij je indien nodig tijdig escaleert naar het expeditieteam. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van diverse bedrijfseigen documenten, zoals HBL, in de software. Je berekent verzekeringspremies, stelt certificaten op en keurt inkomende verzekeringsfacturen goed.

Tot slot zorg je ervoor dat uitgaande facturen tijdig en accuraat worden gefactureerd en geregistreerd in de klantensheets. Je onderhoudt voortdurend direct contact met het team van expediteurs, verschillende rederijen, agenturen, klanten en hun leveranciers om een vlotte afhandeling van alle processen te garanderen.

Als een echte teamplayer ben je gemotiveerd en positief ingesteld. Je bent georganiseerd en neemt graag initiatief, waarbij je oplossingsgericht te werk gaat. Dankzij je flexibiliteit en brede inzetbaarheid kun je moeiteloos multitasken. Je bent een perfectionist die oog heeft voor detail. Een uitstekende beheersing van zowel het Nederlands als het Engels is essentieel, kennis van Frans is een pluspunt. Je beschikt over goede computervaardigheden, met een grondige kennis van Microsoft Office (met name Excel, Word en Outlook). Ten slotte heb je een professioneel voorkomen en ben je respectvol en beleefd tegenover je collega's en externe partijen waarmee je dagelijks in contact staat.